Event Checklist
Pra-Acara
✅
Tentukan tujuan utama acara
Kickoff, evaluasi, apresiasi, atau performance
✅
Tentukan tema besar acara
Misal: World Cup, Collaboration, Growth
✅
Tentukan format acara
Panggung, presentasi, performance, hybrid
✅
Tentukan tanggal & jam acara
Sinkron dengan direksi & GM proyek
✅
Tentukan lokasi acara
Indoor / outdoor / ballroom
✅
Estimasi jumlah peserta
Seluruh unit + manajemen
⬜
Buat konsep alur acara
Opening – inti – closing
⬜
Buat rundown kasar
Belum menit-per-menit
⬜
Finalisasi rundown detail
Menit-per-menit
✅
Tentukan dress code acara
Panitia, peserta, performer
Talent & MC
✅
Kirim surat / undangan resmi ke seluruh unit
Berisi tema & konsep
✅
Konfirmasi keikutsertaan tiap unit proyek
Wajib atau opsional
⬜
Kumpulkan konsep penampilan tiap unit
Presentasi / performance
⬜
Review & kurasi konsep unit
Durasi & relevansi
⬜
Tetapkan durasi tampil tiap unit
Disesuaikan rundown
⬜
Konfirmasi talent internal / eksternal
MC, band, dancer
⬜
Brief konsep ke MC
Tone & flow acara
⬜
Kumpulkan kebutuhan teknis tiap unit
Audio, video, properti
⬜
Susun urutan tampil unit proyek
Alur energi acara
Teknis Panggung
⬜
Finalisasi layout panggung
Ukuran, LED, tangga
⬜
Koordinasi sound system
Mic handheld, headset, podium
⬜
Koordinasi lighting
Opening, performance, closing
⬜
Koordinasi LED / proyektor
Resolusi & format file
⬜
Kumpulkan semua materi video
Opening bumper, unit video
⬜
Kumpulkan semua PPT presentasi
Standar format
⬜
Susun cue sheet teknis
MC – musik – video – lampu
⬜
Siapkan musik opening & transition
Cadangan wajib
⬜
Cek kelistrikan & backup power
Genset / UPS
Hari-H
⬜
Brief panitia inti sebelum acara
Rundown & tanggung jawab
⬜
Pastikan semua unit sudah hadir
PIC unit standby
⬜
Brief ulang MC & stage manager
Cue & improvisasi
⬜
Sound check seluruh mic
Wajib sebelum gate open
⬜
Tes video & LED final
Tidak boleh error
⬜
Atur alur naik-turun panggung
Minim crossing
⬜
Kontrol durasi tiap segmen
Jangan molor
⬜
Siapkan filler jika ada delay
MC / video
⬜
Koordinasi HT panitia aktif
Channel jelas
⬜
Monitoring flow & mood acara
Jaga energi audiens
Pasca Acara
⬜
Pastikan closing acara berjalan rapi
Closing statement
⬜
Ucapan terima kasih ke unit & talent
On stage / off stage
⬜
Koordinasi pembongkaran properti
Aman & cepat
⬜
Kumpulkan dokumentasi acara
Foto & video
⬜
Evaluasi internal panitia
Catat kekurangan
⬜
Kumpulkan feedback unit proyek
Jika diperlukan
⬜
Susun laporan acara
Untuk manajemen
⬜
Dokumentasikan lesson learned
Untuk event berikutnya